Wprowadzenie dokumentów magazynowych


Do czego służą dokumenty magazynowe?


Dokumenty magazynowe stanowią podstawę poprawnego księgowania obrotów towarów oraz świadczonych usług. Dzięki poprawnemu wprowadzaniu danych do dokumentów magazynowych można kontrolować stany poszczególnych towarów oraz ich obroty w określonych okresach czasu za pomocą odpowiednich raportów. Dokumenty magazynowe dzielą się na następujące kategorie:

Dokumenty wewnętrzne – zaliczyć tu można między innymi dokumenty RW, PW oraz BO. Są to dokumenty, które umożliwiają prowadzenie wewnętrznego obrotu towarami – początkowy ich stan (BO) oraz rozchód i przychód wewnętrzny (odpowiednio RW i PW)

Dokumenty zewnętrzne – tutaj zaliczane są między innymi dokumenty WZ i PZ oraz korekty tych dokumentów. Służą one do prowadzenia obrotu towarami i usługami pomiędzy Firmą a Klientami lub też Dostawcami (towarów). W przypadku konieczności zmiany ilości, ceny, stawki VAT towaru, należy do danego dokumentu wystawić dokument korygujący. Na podstawie dokumentów WZ wystawiane są faktury, rachunki i paragony – w zależności od potrzeb.

Więcej informacji o typach dokumentach można znaleźć w dziale poświęconym typom dokumentów magazynowych.

Jak wprowadzać dokumenty magazynowe?


Aby wprowadzić dowolny dokument magazynowy, należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Dokumenty/Wprowadzanie dokumentów. Otworzy się okno wprowadzania dokumentu.

Pierwsza czynność jaką należy wykonać, to wybrać typ dokumentu z następujących BO, PW, RW, PZ, WZ, MM+, MM-, RR. Pole symbolu dokumentu zostanie wypełnione symbolem ostatnio wprowadzanego dokumentu w celu ułatwienia pracy z programem.

Na podstawie niektórych dokumentów można wystawić później fakturę, bądź rachunek. Przykładowo do dokumentów WZ, PZ można wystawić fakturę. W przypadku dokumentu WZ istnieją różne typy faktur. Jeżeli chcemy wprowadzić fakturę RR należy uprzednio wprowadzić dokument RR.
Każdy z typów numeracji faktur ma odrębną numerację faktur. Numeracja dokumentów na podstawie, których faktury były wystawiane mają jednak wspólną numerację.

Kolejną czynnością jest wybór numeru danego dokumentu. Każdy typ dokumentu posiada oddzielną numeracją. Wyjątkiem jest numeracja dokumentów WZ i KWZ, która może być wspólna. W razie takiej potrzeby należy wybrać odpowiednią opcję dla modułu magazyn z okna Edycji Firmy. Numer dokumentu możemy podać ręcznie, lub też skorzystać z jednego z dwóch przycisków. „Pierwszy wolny” – po naciśnięciu tego przycisku zostanie ustawiony pierwszy wolny numer tego typu dokumentu. „Kolejny wolny” – zostanie użyty ostatni wprowadzony numer dokumentu zwiększony o jeden. Należy pamiętać, iż numery dokumentów są unikatowe w zasięgu roku.

Następnie należy w razie potrzeby zmienić datę dokumentu – domyślnie przyjmowana jest data dnia bieżącego. Należy także wybrać kontrahenta. Kontrahentów można dodawać, aktualizować i usuwać (jeśli nie było żadnych zapisów księgowych dotyczących danego kontrahenta) bezpośrednio przy ich wyborze.

Nr zamówienia kont. należy wprowadzić numer zamówienia kontrahenta

Jeśli podatnik-firma jest podatnikiem wewnątrz unijnym należy podać dodatkowo następujące dane:

Typ transakcji wybieramy jedną z możliwości:

krajowa – transakcja odbywa się wewnątrz kraju,

wewnątrzwspólnotowa – transakcja odbywa się wewnątrz Unii Europejskiej,

eksport/import – transakcja nie dotyczy transakcji krajowej ani wewnątrz unijnej,

poza terytorium kraju – dostawa towarów oraz świadczenie usług, poza terytorium kraju,

poza terytorium kraju art.100 – świadczenie usług, poza terytorium kraju zgodnie z art 100 ustawy o VAT,

wewnątrzwsp. nabycie środka transportu – nabycie środków transportu z kraju należącego do UE,

import usług art. 28b.,

podatn. nabywca art.17 u.1 p.7/8 – podatnikiem jest nabywca o którym mowa w art 17 ust1 pkt.7 lub 8.

podatn. nabywca art.17 u.1 p.5 – dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca o którym mowa w art 17 ust1 pkt.5.

podatn. naBywca art.17 u.1 p.8 (usługi) – podatnikiem jest nabywca o którym mowa w art 17 ust1 pkt.8.

wewnątrzwsp. nabycie paliw silnikowych,

krajowa dostawa towarów.opod.st.0% art.129 – krajowa dostawa towarów.opod.st.0% art.129 ustawy,

podatek należny spis z natury art.14 u.5 – kwota podatku należnego od towarów i usług objętych spisem z natury, o którym mowa w art 14 ust 5 ustawy,

zwrot odliczonej kwoty za zakup kasy art.111 u.6 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydtkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art.111 ust. 6 ustawy,

korekta poDat. nalicz. od nabycia śr. trwałych – korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,

korekta podat. nalicz. od pozostałych nabyć – korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć,

NIP dla transakcji wewnątrz unijnej, poza terytorium kraju można zmienić dla wybranego kontrahenta (dla tej konkretnej transakcji) numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Przed NIP-em można wprowadzić symbol kraju należącego do Unii Europejskiej NIP unijny

Opodatkowano w dla transakcji wewnątrz unijnej można wprowadzić dwuliterowy kod kraju UNII, w którym dana transakcja jest opodatkowana (dla tej konkretnej transakcji),domyślnie pole to jest puste lub znajduje się w nim symbol PL, oznacza to że transakcja opodatkowana jest w kraju.

Po wykonaniu powyższych czynności można przejść do dodawania oraz edycji kolejnych pozycji dokumentu. Służą temu następujące przyciski, które są umieszczone w dolnej części okna:

dodawanie pozycji dokumentu

Pole to służy do dodawania kolejnych pozycji dokumentu – towarów oraz usług. Przykładem może być przy sprzedaży towaru klientowi, dodanie do dokumentu typu WZ pozycji informującej o towarze – jego cenie, ilości. Po naciśnięciu tego przycisku otworzy się okno wyboru towaru lub usługi, gdzie można przejrzeć i wybrać interesujący nas towar lub też usługę (usługa tylko w przypadku dokumentu WZ). W oknie tym znajdują się także informacje o stanie towaru w magazynie, jego cenie, jednostce miary, stawce VAT jakiej podlega dany towar. Gdy wybierzemy już towar lub usługę, przechodzimy do okna, w którym podajemy następujące dane:

Dla dokumentu BO – cenę netto (jest to rzeczywista cena zakupu) i ilość (jest to ilość przyjmowanego na stan towaru). Opcjonalnie można także zmienić stawkę VAT, domyślnie dokument taki jest zwolniony od podatku VAT

Dla dokumentu PW – cenę netto (jest to rzeczywista cena zakupu) i ilość (jest to ilość przyjmowanego na stan towaru).

Dla dokumentu RW – cenę sprzedaży (jest to cena ważona) i ilość (jest to ilość, która jest wydawana z magazynu).

Dla dokumentu PZ – stawkę VAT według której kupowany jest towar, cenę zakupu i ilość zakupionego towaru.

Dla dokumentu WZ – stawkę VAT według której będzie dokonywana sprzedaż (należy wybrać jedną z możliwych stawek VAT), cenę sprzedaży i ilość sprzedawanego towaru lub usługi, dodatkowo dla wystawienia Faktury VAT MARŻA należy podać cenę zakupu sprzedawanego towaru lub usługi.

Po akceptacji wracamy do okna wprowadzania dokumentu, z którego możemy dodać nową pozycje, lub zmienić wprowadzoną już pozycję.

zmiana pozycji dokumentu

Po wybraniu tego pola można zmienić stawkę VAT, cenę oraz ilość danej pozycji dokumentu.

usuwanie pozycji dokumentu

Pole to umożliwia usunięcie wybranej pozycji z dokumentu.

W momencie, gdy wszystkie pola są już wypełnione, można przejść do fakturowania bądź wystawiania paragonu oraz księgowania dokumentu. Można także zakończyć wprowadzanie dokumentu, a zafakturowanie go lub wystawienie paragonu oraz zaksięgowanie można dokonać w innych oknach modułu magazynowego, np. w oknie zestawienia dokumentów. Przy zakończeniu wprowadzania można wydrukować wprowadzony dokument.

Do dokumentu można dodać dowolną uwagę, którą będzie drukowana pod dokumentem. Uwaga ta może składać się z kilku wierszy.

Jeśli dokument nie został zafakturowany ani zaksięgowany, można anulować jego wprowadzanie wybierając przycisk . Należy pamiętać, że nie można zmieniać usuwać, ani dodawać pozycji w dokumencie, gdy dokument ten został już zafakturowany, lub został do niego wystawiony paragon.

W jaki sposób „zdejmowane” są towary z magazynu?


Wydawania towarów z magazynu(zdjęcie odpowiedniej ilości ze stanów magazynowych) odbywa się według zasady kolejki FIFO (ang. First In First Out tłum. Pierwsze Przyszło Pierwsze Wyjdzie). Towary, które przyjęte zostały do magazynu najwcześniej, będą wydawane jako pierwsze.

Jak usunąć dokument magazynowy?


Program nie zezwala na usuwanie dokumentów magazynowych w dowolny sposób. Aby usunąć dokument, należy poddać go korekcie o ile jest to możliwe, bądź też utworzyć odpowiedni dokument RW do dokumentu PW, bądź odwrotnie. Wyjątek stanowi nie zafakturowany dokumenty WZ i PZ, który można usunąć. Aby usunąć taki dokument należy w oknie zestawienia dokumentów magazynu za pomocą przycisku oznaczonego etykietą „Edytuj”, rozpocząć edycję dokumentu. Edytowany dokument należy wtedy anulować. W ten sposób można usunąć nie zafakturowane dokumenty WZ i PZ. Inne dokumenty BO, PW czy RW można także usuwać, należy w tym celu je anulować. Jeżeli dokument został zafakturowany należy najpierw usunąć fakturę w oknie zestawienia faktur.

Aby usunąć dokument należy:

  1. Jeżeli dokument jest nie zafakturowany przejdź do punktu 4.
  2. Jeżeli faktura była zaksięgowana wystornuj dokument z ksiąg.
  3. Usuń fakturę w oknie zestawienia faktur.
  4. W oknie zestawienia dokumentów podświetl wybrany dokument i naciśnij „Edytuj”. Gdy zaś pokaże się na ekranie okno edycji dokumentu należy nacisnąć przycisk „Usuń dok.” w celu usunięcia go z ewidencji.

Zestawienie dokumentów magazynowych


W celu przejrzenia wszystkich wprowadzonych dokumentów należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Zestawienia/Zestawienie dokumentów. Otworzy się okno, w którego górnej części będzie znajdować się lista dokumentów magazynowych, a w dolnej liście będą widoczne poszczególne pozycje dokumentu podświetlonego wyżej dokumentu. Listę pozycji dokumentu można wyłączyć wybierając przycisk z trzema trójkątami znajdujący się pomiędzy obiema listami. W celu przywrócenia listy należy ponownie wybrać ten przycisk.

W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:

wprowadzanie nowego dokumentu

Po wybraniu tego pola przechodzimy do wprowadzania nowego dokumentu, które opisane jest powyżej.

edytowanie dokumentu WZ, który nie był zafakturowany, ani nie było do niego wystawionego paragonu

Przycisk ten służy do edycji dokumentów typu WZ, do których nie było wystawionego paragonu ani faktury. Edycja takiego dokumentu odbywa się na takich samych zasadach co wprowadzanie nowego dokumentu. Opcja ta pozwala nam zatem na dodanie, usunięcie lub zmianę poszczególnych pozycji znajdujących się na dokumencie. Korzystając z tej opcji możemy także anulować, czyli usuwać nie zafakturowane dokumenty WZ.

podgląd informacji o dokumencie

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym dostępne są informacje dotyczące wybranego dokumentu. Jest to okno bardzo podobne do okna wprowadzania dokumentu. Jednakże nie można zmieniać żadnych danych dokumentu. Możliwe jest natomiast fakturowanie lub wystawienie paragonu oraz księgowanie dokumentu, jeśli wcześniej nie miało to miejsca. Z tego okna jest także możliwy wydruk dokumentu oraz faktury lub paragonu powiązanego z tym dokumentem (jeśli oczywiście faktura lub paragon został wystawiony do tego dokumentu).

fakturowanie

Pole to służy do wystawiania faktury, rachunku na podstawie danego dokumentu.

wystawianie paragonu na podstawie dokumentu

Pole to służy do wystawiania paragonu na podstawie danego dokumentu.

księgowanie dokumentu

Pole to służy do księgowania danego dokumentu.

zmiana stanu zaksięgowania dokumentu

Przycisk ten służy do zmiany stanu zaksięgowania danego dokumentu. Można zarówno odznaczyć zaksięgowany dokument czyniąc go odksięgowanym bądź zaznaczyć, iż dokument ten jest już zaksięgowany.

odnalezienie powiązanego dokumentu księgowego

Opcja ta służy do szybkiego odszukania powiązanego z dokumentem magazynowym dokumentu księgowego. Odszukiwanie powiązanego dokumentu księgowego odbywa się na podstawie numeru faktury, bądź numeru dokumentu jeżeli do dokumentu magazynowego nie wystawiono jeszcze faktury. Może się zdarzyć, że program odnajdzie więcej niż jeden powiązany dokument księgowy – w tym przypadku wyświetlone zostanie okno z wyborem dokumentu księgowego który chcemy pokazać. Odnaleziony dokument księgowy będzie podświetlonym dokumentem w oknie ewidencji dokumentów zaksięgowanych.

wprowadzanie korekty do dokumentu

Pole to służy do wprowadzania dokumentu korygującego wybrany dokument. Korygować można dokumenty PZ i WZ.

wydruk zestawienia dokumentów

Po wybraniu tego pola zostanie wydrukowane zestawienie dokumentów z wybranymi filtrami.

filtry zestawienia dokumentów

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące filtry oraz ustalić wartości, według których będą one filtrować. Można wybierać zarówno pojedyncze filtry, jak i ich kombinacje.

Rok – rok, w którym dokumenty zostały wystawione.

Symbol dokumentu – rodzaj dokumentu, który można wybrać spośród BO, PZ, KPZ, WZ, KWZ, PW i RW.

Kontrahent – kontrahent, z którym jest związany dokument. Na przykład dostawca lub odbiorca.

Opcje księgowania – można wybrać czy chcemy przeglądać dokumenty zaksięgowane, nie zaksięgowane czy też nie podlegające księgowaniu.

Opcje fakturowania – można wybrać czy chcemy przeglądać dokumenty zafakturowane, nie zafakturowane czy też nie podlegające fakturowaniu.

Opcje paragonu – można wybrać czy chcemy przeglądać dokumenty, do których został lub nie wystawiony paragon czy też dokumenty nie podlegające paragonowi.

Data dokumentu – zakres dat, w których został wystawiony dokument.

Data faktury – zakres dat, w których została wystawiona faktura powiązana z dokumentem.

wyszukiwanie dokumentu

Pole to służy do wyszukiwania dokumentu na podstawie numeru faktury lub paragonu lub nazwy kontrahenta.

Jak połączyć dwa dokumenty WZ?


W celu łączenia dokumentów WZ służyć specjalna opcja „Połącz dokumenty WZ”. Bezpośrednio z tego kona można połączyć dwa dokumenty WZ w jeden dokument. Dokumenty te nie mogą być jednak zafakturowane, oraz nie może być do nich wystawiony paragon. Dodatkowo dokumenty te muszą wystawione być dla tego samego kontrahenta, oraz być tego samego typu. Program automatycznie ustawi filtr zgodnie z pierwszym zaznaczonym dokumentem, tak aby wyświetlić tylko i wyłącznie dokumenty, które mogą być połączone z pierwszym wybranym dokumentem. W celu zaznaczenia dokumentu należy dwukrotnie kliknąć na niego, bądź skorzystać z przycisku „Zaznacz”. Odznaczanie dokumentów odbywa się w ten sam sposób. W lewym dolnym rogu okna widnieje dotychczasowa ilość zaznaczonych dokumentów oraz ich zsumowana wartość.

W jaki sposób zdefiniować kontrahenta automatycznie wprowadzanego dla sprzedaży detalicznej – paragonów?


W celu wprowadzenia kontrahenta, który będzie automatycznie podpowiadany przy wystawianiu nowego paragonu należy określić w opcji „Kontrahenci specjalni” dla funkcji „Wystawianie paragonów” odpowiedniego kontrahenta.