Kartoteka towarów i usług


Wiadomości ogólne


Firma może zarówno sprzedawać towar, świadczyć pewną usługę odbiorcy jak również może być odbiorcą (kupującym) towarów. Gdy jest dostawcą wystawia dokumenty WZ, gdy jest odbiorcą dokumenty PZ. Przyjęte towary przechowywane są w „magazynie” i dzięki prawidłowemu prowadzeniu obiegu dokumentów możemy kontrolować stany magazynowe poszczególnych towarów. W celu sprawdzenia poprawności stanów ewidencyjnych z rzeczywistymi w „magazynie” należy co pewien okres czasu przeprowadzić inwentaryzację i remanent wewnętrzny (nie mający skutków podatkowych). Na koniec roku podatkowego należy obowiązkowo przeprowadzić inwentaryzację i remanent końcowy.

O usługach


Jeżeli chcemy, wprowadzić „towar”, którego obroty nie będą brane pod uwagę podczas wystawiania dokumentów należy definiując dane o towarze wybrać w polu „Typ”, iż jest to usługa. Program w takim przypadku podczas wystawiania dokumentu WZ nie będzie zmniejszał ilości na magazynie. Usługi są także podstawą pozycją faktur FA.
Dla tak zdefiniowanych usług można wystawić tylko dokument WZ oraz jego korektę KWZ. Nie można natomiast dla tego typu towaru wystawiać innych dokumentów PZ, RW, PW lub BO.

Podział kartoteki towarów na magazyny


Każdy towar bądź usługa ma przyporządkowany dokładnie jeden magazyn. W tym magazynie określona jest cena sprzedaży danego towaru jej stan oraz dodatkowe parametry towaru. Wyróżnikiem towaru w magazynie jest jego indeks, nie mogą zatem istnieć dwa towary o takim samym indeksie w jednym magazynie. Dopuszczona natomiast jest sytuacja w której istnieją dwa towary bądź usługi o takich samych lub innych parametrach i dokładnie takim samym indeksie, znajdujące się w innych magazynach. Zarządzanie wieloma magazynami ma wiele zalet, pozwala ona między innymi:

  • Podzielić towary i usługi według typów, w ten sposób aby w jednym magazynie znajdowały się same towary, a w drugim same usługi.
  • Podzielić towary na kilka grup ze względu na rodzaj towaru, porządkując tym samym magazyn.
  • Podzielić towary ze względu na odpowiednie grupy kontrahentów.
  • Podzielić towary ze względu na ceny. W różnych magazynach mogą znajdować się te same towary lecz w różnych cenach.
  • Podzielić towary ze względu na miejsce składowania.

Wprowadzanie nowych towarów i edycja już wprowadzonych


By przejść do okna towarów i usług należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Towary/Kartoteka towarów. Pojawi się okno, w którego górnej części znajdują się informacje o wybranym towarze lub usłudze. W dolnej części znajduje się lista towarów i usług, które zostały do obecnej chwili wprowadzone.

„Indeks” jest polem, które jednoznacznie identyfikuje dany towar lub usługę i jest niepowtarzalny. Najlepiej jest korzystać wypełniając pole „Indeksu” skrótami, które będą wystarczająco jasne i przejrzyste, by w prosty sposób i szybko użytkownik mógł zidentyfikować dany towar lub usługę. Pełną nazwę towaru należy wpisywać w pole „Nazwa”.

Jeżeli chcemy nadać pierwszy wolny numer indeksu bądź kolejny wolny numer indeksu wystarczy, iż naciśniemy na polu indeksu prawym przyciskiem myszy, a otworzy się specjalne menu zawierające te właśnie opcje. Można także skorzystać z automatycznej numeracji indeksów.

Na samym dole znajdują się następujące przyciski:

dodawanie nowego towaru, usługi

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym należy podać informacje o towarze bądź usłudze: indeks, nazwę, symbol PKWiU/PKOB, jednostkę miary, typ (towar lub usługa), cenę sprzedaży oraz jeśli Firma jest w VAT, stawkę podatku VAT jakiej podlega dany towar. Część tych wartości będzie wykorzystywana jako wartości domyślne, na przykład podczas wprowadzania dokumentu WZ.

Magazyn wprowadzając pozycję to kartoteki towarów należy zdefiniować do którego magazynu dany towar bądź usługa będzie należeć. Wybranie magazynu jest obligatoryjne.

Indeks jest to unikatowe, w zakresie jednego magazynu, oznaczenie towaru bądź usługi.

EAN-13 13 cyfrowy kod kreskowy pozwalający jednoznacznie zidentyfikować dany towar.

Symbol PKWiU/PKOB w pole to należy wprowadzić odpowiedni symbol symbol PKWiU lub PKOB.

Nazwa jest to rozszerzony opis towaru bądź usługi. Dodatkowo nazwę to można będzie nieznacznie modyfikować wprowadzając towar bądź usługę do dokumentu.

Dane podstawowe


W zakładce tej można zdefiniować wszystkie ogólne dane dotyczące towaru:

Jednostka miary jednostka miary, która będziemy się posługiwać dokonując transakcji i według której mierzony będzie stan towaru na magazynie.

Typ określa nam czy będzie to towar czy usługa.

Stawka VAT jakiej podlega towar bądź usługa.

Stan magazynowy jest obecny stanem towaru w danym magazynie. Pozycja ta nie jest dostępna podczas wprowadzania ani edycji danych o towarze. Aby zmienić stan magazynowy należy wprowadzić odpowiedni dokument magazynowy.

Zarezerwowano ilość zarezerwowanego towaru w danym magazynie. Pozycja ta nie jest dostępna podczas wprowadzania ani edycji danych o towarze. Aby zmienić ilośc zarezerwowanego towaru należy skorzystać z opcji „Zarezerwuj” w zamówieniach.

Minimalny stan magazynowy – Pozycja ta określa minimalny kontrolowany stan magazynowy danego towaru. Dzięki wprowadzeniu odpowiedniej wartości, korzystając z filtrów w kartotece towarów oraz w oknie stanów magazynowych można kontrolować towary, których obecny stan na magazynie jest niższy niż podany. Na podstawie tych danych można także sporządzić arkusz kalkulacyjny.

Ceny standardowe


Zakładka ta służy do zdefiniowania domyślnych cen dla danego towaru

Cena sprzedaży określona dla danego towaru. W systemie można zdefiniować do 4 różnych cen sprzedaży. Nazwy cen można zdefiniować w oknie edycji danych firmy. Oprócz możliwości zdefiniowania standardowych cen sprzedaży dla danego towaru można wykonać odstępstwa od cen dla poszczególnych klientów. Można tego dokonać w cenniku indywidualnym

Ostatnia cena zakupu – wartość ta jest automatycznie aktualizowana przy wprowadzaniu dokumentów zakupu towaru.

Narzut – w przypadku włączenia systemu automatycznego nadawania cen sprzedaży na podstawie cen zakupów oraz ustalonego narzutu można kontrolować ceny sprzedaży. W pole narzut należy więc wpisać pożądaną wielkość narzutu jaki chce się uzyskać na danym towarze. Uwaga! Narzut będzie dotyczyć tylko pierwszej ceny sprzedaży

Opis i zdjęcie – dodatkowo można zdefiniować dowolny opis do towaru bądź usługi, a także wybrać zdjęcie z pliku graficznego.

Opis


W zakładce tej można wprowadzić dodatkowy opis towaru np. terminy gwarancji, kolor, smak itp.

edycja istniejącego towaru, usługi

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym można zmienić informacje o towarze bądź usłudze: nazwę, symbol PKWiU/PKOB, jednostkę miary, typ (towar lub usługa), cenę sprzedaży oraz jeśli Firma jest w VAT, stawkę podatku VAT jakiej podlega dany towar.

wydruk kartoteki towarów

Po wybraniu tego pola zostanie wydrukowana kartoteka towarów z uwzględnieniem zastosowanych filtrów.

filtry kartoteki towarów

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące nas filtry oraz ustalić wartości, według których będą one filtrować kartotekę towarów. Można wybrać zarówno pojedyncze filtry, jak i ich kombinacje.

Indeks – zostaną wybrane te pozycje kartoteki, których pole „Indeks” będzie zawierać wartość tego pola.

Symbol PKWiU/PKOB – zostaną wybrane te pozycje kartoteki, których pole „Symbol PKWiU/PKOB” będzie zawierać wartość tego pola.

Nazwa – zostaną wybrane te pozycje kartoteki, których pole „Nazwa” będzie zawierać wartość tego pola.

Jednostka miary – wybieramy jednostkę miary.

Typ – wybieramy typ (towar czy usługa).

Stawka VAT – wybieramy stawkę podatku VAT, jakiej podlega dany towar.

Stan magazynowy – ustawiając odpowiednie parametry można wyfiltrować towary dla których przykładowo obecny stan magazynowy jest mniejszy od 20. W tym celu jako symbol matematyczny należy podać znak „<” i w pole wartości wpisać liczbę 20.

Minimalny stan magazynowy określa minimalny stan, po którego przekroczeniu program będzie informował o brakach towaru.

Cena sprzedaży – dwa pola określające przedział wartości podstawowej ceny sprzedaży.

Ostatnia cena zakupu – można wyfiltrować towary i usługi według zadanego kryterium dotyczącego ostatniej ceny zakupu.

Narzut – po aktywowaniu tego pola filtr będzie uwzględniał także narzut narzucony na cenę towaru bądź usługi.

wyszukiwanie towaru lub usługi

Pole to służy do wyszukiwania w kartotece towaru lub usługi na podstawie indeksu, nazwy lub symbolu PKWiU/PKOB.

usuwanie towaru lub usługi z kartoteki

Pole to umożliwia usunięcie wybranego towaru lub usługi z kartoteki towarów pod warunkiem, iż z danym towarem lub usługą nie były dokonane żadne transakcje magazynowe.

zmiana domyślnego magazynu.

Przycisk ten umożliwia szybką zmianę domyślnego magazynu.