Fakturowanie dokumentów magazynowych


Faktury


Faktury nie związane bezpośrednio z magazynem można wprowadzać wybierając z Sprzedaż/Dokumenty/Faktura usługowa. Tak utworzone faktury mogą dotyczyć tylko i wyłącznie usług. Faktury oznaczone są symbolem „FA”. Aby skorygować wprowadzoną fakturę można wprowadzić fakturę korygującą, która oznaczona jest symbolem „KFA”. Faktury Wewnętrzne dotyczącej nabycia towarów bądź usług można wprowadzać wybierając z Menu/Zakupy/Dokumenty/Faktura Wewnętrzna. Faktury oznaczone są symbolem „FW”. Aby skorygować wprowadzoną fakturę można wprowadzić fakturę korygującą, która oznaczona jest symbolem „KFW”.

Faktury – na podstawie dokumentów WZ i KWZ


Po wprowadzeniu dokumentu WZ można na jego podstawie wystawić fakturę.

Faktura jest dokumentem, który jest przedstawiany klientowi. Znajdują się na niej informacje o towarach i/lub usługach, które zostały sprzedane lub wyświadczone klientowi. Są to informacje takie jak nazwa towaru czy też usługi, jej cena, ilość. Jeśli jest to faktura związana z VAT, są umieszczone także informacje o podatku oraz zarówno ceny brutto jak i netto. W podsumowaniu wtedy umieszczone są konkretne wartości dla poszczególnych stawek.

Należy także dokonać „fakturowania” – wystawienie faktury do dokumentu KWZ. Powstaje wtedy faktura korygująca. Wystawienie faktury korygującej dostawę odbywa się tak samo jak wystawianie faktury na podstawie dokumentów dostawy.

Faktury – na podstawie dokumentów WZ i KWZ


Po wprowadzeniu dokumentu WZ można na jego podstawie wystawić fakturę.

Faktura jest dokumentem, który jest przedstawiany klientowi. Znajdują się na niej informacje o towarach i/lub usługach, które zostały sprzedane lub wyświadczone klientowi. Są to informacje takie jak nazwa towaru czy też usługi, jej cena, ilość. Jeśli jest to faktura związana z VAT, są umieszczone także informacje o podatku oraz zarówno ceny brutto jak i netto. W podsumowaniu wtedy umieszczone są konkretne wartości dla poszczególnych stawek.

Należy także dokonać „fakturowania” – wystawienie faktury do dokumentu KWZ. Powstaje wtedy faktura korygująca. Wystawienie faktury korygującej dostawę odbywa się tak samo jak wystawianie faktury na podstawie dokumentów dostawy.

Faktury – na podstawie dokumentów PZ i KPZ


W celu prawidłowego zaksięgowania dokumentów przychodowych, należy „zafakturować” dokumenty PZ i KPZ. Opcja ta służy tylko powiązaniu dokumentu PZ i KPZ z odpowiednią fakturą dostawcy. Faktury takiej nie możemy drukować, gdyż wystawia ją dostawca towaru.

Okno fakturowania dokumentów


Okno to służy do przeglądania dokumentów nie zafakturowanych, a podlegających fakturowaniu oraz ich fakturowaniu. Aby wyświetlić okno fakturowania należy wybrać z Menu opcję Sprzedaż/Operacje/Fakturowanie dokumentów. Otworzy się wtedy okno, w którego górnej części są wypisane wszystkie dokumenty podlegające fakturowaniu, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Poniżej znajdują się poszczególne pozycje podświetlonego dokumentu. Listę pozycji dokumentu można wyłączyć wybierając przycisk z trzema trójkątami znajdujący się pomiędzy obiema listami. W celu przywrócenia listy należy ponownie wybrać ten przycisk.

W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:

podgląd informacji o dokumencie

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym dostępne są informacje dotyczące wybranego dokumentu. Jest to okno bardzo podobne do okna wprowadzania dokumentu. Jednakże nie można zmieniać żadnych danych dokumentu. Możliwe jest natomiast fakturowanie oraz księgowanie dokumentu, jeśli wcześniej nie miało to miejsca. Z tego okna jest także możliwy wydruk dokumentu oraz faktury, a także możliwość wysłania e-mailem faktury, przy pomocy konta e-mail zdefiniowanego w Opcje poczty.

wystawianie faktury na podstawie dokumentu

Pole to służy do wystawiania faktury na podstawie dokumentów WZ i KWZ lub powiązaniu dokumentu z fakturą dla dokumentów PZ i KPZ.

filtry listy dokumentów nie zafakturowanych

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące filtry oraz ustalić wartości, według których będą one filtrować dokumenty podlegające fakturowaniu, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Można wybierać zarówno pojedyncze filtry, jak i ich kombinacje.

Rok – rok, w którym dokumenty zostały wystawione.

Symbol dokumentu – rodzaj dokumentu, który można wybrać spośród PZ i KPZ, WZ i KWZ.

Kontrahent – kontrahent z którym jest związany dokument. Na przykład dostawca lub klient.

Data dokumentu – zakres dat, w których został wystawiony dokument.

wyszukiwanie dokumentu

Pole to służy do wyszukiwania dokumentu na podstawie nazwy kontrahenta, uwag.

„Fakturowanie dokumentów”


Fakturę można wystawić na podstawie dokumentów (WZ, KWZ) jak i zakończyć dokument PZ, KPZ danymi z faktury korygującej nabycie z różnych okien programu, np. przy wprowadzaniu dokumentu lub jego korygowaniu, przeglądaniu dokumentów czy też poprzez okno Fakturowania. Odbywa się to poprzez naciśnięcie przycisku .

Po wybraniu wspomnianego pola otworzy się okno wystawiania faktury (dla nabycia wprowadzenia danych z faktury nabycia). W oknie tym należy podać następujące dane: numer faktury, datę wystawienia faktury, termin zapłaty faktury, formę transportu oraz płatności. W przypadku podawania terminu zapłaty można skorzystać z jednego z trzech przycisków oznaczonych etykietami „Dzisiaj”, „7 dni”, „31 dni”. Za pomocą tych przycisków można odpowiednio w prosty sposób zmienić termin zapłaty. W oknie fakturowania dokumentu znajduje się też pole, w które wpisana jest wartość faktury. Pola tego nie można zmieniać. W przypadku faktur wystawianych na podstawie dokumentów WZ i KWZ, wartością jest wartość dokumentu, na podstawie którego jest wystawiona faktura. Natomiast w przypadku dokumentów PZ i KPZ, wartość dokumentu powinna pokrywać się z wartością faktury na podstawie której ten dokument został wystawiony. Poniżej znajduje się pole, w które należy wpisać zapłaconą kwotę. Domyślnie kwotą jest wartość faktury, można jednak wpisać dowolną kwotę, która została zapłacona. Kolejne zapłaty można wprowadzić poprzez okno zapłat faktur.

Następnie wybieramy przycisk w celu zakończenia procesu wystawiania faktury na podstawie dokumentu dostawy (wprowadzenia danych z faktury dotyczącej nabycia). Po wystawieniu faktury program spyta się nas czy chcemy wydrukować teraz fakturę.

Wprowadzanie długich opisów do pozycji faktur


Jeżeli w polu nazwy towaru bądź usługi znajduje się zbyt mała ilość miejsca, możesz skorzystać z opisu. Aby wprowadzić opis należy rozwinąć pole nazwy towaru bądź usługi, podczas wprowadzania ilości i ceny, naciskając klawisz „Strzałka w dół” bądź przycisk rozwijający pole a następnie w wielowierszowe pole wprowadzić szerszy opis towaru bądź usługi. Aby wprowadzić kolejną linię opisu należy nacisnąć kombinację klawiszy „CTRL + ENTER”. Naciśnięcie klawisza „ENTER” spowoduje zamknięcie pola opisu i zapisania zmian.
Należy pamiętać, iż w ten sposób wprowadzony opis drukowany będzie pod nazwą towaru bądź usługi jedynie na fakturach. Opis ten nie będzie drukowany na dokumentach magazynowych takich jak WZ, PZ.
Wprowadzany opis jest wprowadzany jednorazowo i indywidualnie dla każdej faktury.

Zestawienie faktur


W celu przejrzenia wszystkich faktur należy wybrać z Menu opcję Sprzedaż/Zestawienia/Zestawienie faktur. Otworzy się okno, w którego górnej części będzie znajdować się lista faktur, a w dolnej liście będą widoczne poszczególne pozycje podświetlonej faktury. Listę pozycji faktury można wyłączyć wybierając przycisk z trzema trójkątami znajdujący się pomiędzy obiema listami. W celu przywrócenia listy należy ponownie wybrać ten przycisk.

W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:

podgląd informacji o dokumencie

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym dostępne są informacje dotyczące dokumentu, na którego podstawie została wystawiona wybrana faktura. Jest to okno bardzo podobne do okna wprowadzania dokumentu. Jednakże nie można zmieniać żadnych danych dokumentu. Możliwe jest natomiast księgowanie dokumentu, jeśli wcześniej nie miało to miejsca. Z tego okna jest także możliwy wydruk dokumentu oraz faktury powiązanej z tym dokumentem.

księgowanie dokumentu

Pole to służy do księgowania danego dokumentu.

zmiana stanu zaksięgowania faktury

Przycisk ten służy do zmiany stanu zaksięgowania danej faktury. Można zarówno odznaczyć zaksięgowaną fakturę czyniąc go odksięgowaną bądź zaznaczyć, iż faktura została już zaksięgowana.

wprowadzanie korekty do dokumentu

Pole to służy do wprowadzania dokumentu korygującego dokument, na którego podstawie została wystawiona wybrana faktura.

wydruk zestawienia faktur

Po wybraniu tego pola zostanie wydrukowane zestawienie faktur z wybranymi filtrami.

usunięcie faktury z systemu

Po przyciśnięciu przycisku wskazana faktura zostanie usunięta z systemu.

filtry zestawienia faktur

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące filtry oraz ustalić wartości, według których będą filtrowane faktury. Można wybierać zarówno pojedyncze faktury, jak i ich kombinacje.

Numer faktury – zostaną wybrane te faktury, których numer będzie zawierał wpisaną w to pole wartość.

Kontrahent – kontrahent, z którym jest związana faktura.

Data faktury – zakres dat, w których została wystawiona faktura.

Wartość faktury – przy pomocy dwóch pól można określić przedział wartości faktur, które mają zostać wybrane.

wyszukiwanie faktury

Pole to służy do wyszukiwania dokumentu na podstawie numeru faktury lub nazwy kontrahenta.

zamknięcie okna

Pole to służy do zamykania okna zestawienia faktur.

Wydruk faktury


Fakturę można wydrukować tuż po wystawieniu faktury do dokumentu, bądź też z pozycji przeglądania dokumentów w dowolnym zestawieniu, w którym wyświetlane są dokumenty do których można wystawić fakturę.

Przed wydrukowaniem faktury otworzy się okno, wewnątrz którego można określić ilość drukowanych egzemplarzy. W przypadku wyboru jednego egzemplarza, zostanie wydrukowany jeden egzemplarz, będący jednocześnie oryginałem i kopią. W przypadku ustalenia większej ilości egzemplarzy, tylko pierwszy z nich będzie oryginałem, pozostałe będą kopiami. Można również określić czy dany wydruk faktury jest duplikatem na prawach oryginału, czy też nie. Służy do tego pole zaznaczenia znajdujące się poniżej pola, do którego wpisywana jest ilość egzemplarzy druku. Możliwe jest także wpisanie imienia i nazwiska osoby, która wystawiła fakturę. Informacja ta będzie wydrukowana na fakturze.

Jak wydrukować duplikat faktury na prawach oryginału?


Po wybraniu przycisku wydruku faktury pojawi się okno, w którym znajduje się pole określające czy dany wydruk ma być duplikatem na prawach oryginału.