Zestawienie abonamentów

Abonament jest użyteczny w przypadku gdy dla określonej, stałej grupy kontrahentów okresowo wystawiane są faktury usługowe. W tym przypadku możemy uprościć sobie pracę z programem definiując określony abonament. Każdy abonament realizowany jest z określoną częstotliwością i polega na wystawieniu faktury według określonego szablonu faktury dla wybranej grupy kontrahentów.

Program umożliwia skorzystanie z następujących częstotliwości realizowania abonamentu:

• co określoną ilość dni np. raz na tydzień bądź raz na 15 dni.
• każdego określonego dnia miesiąca np. każdego 11 dnia miesiąca.
• ostatniego dnia miesiąca. W tym przypadku abonament będzie realizowany zawsze ostatniego dnia miesiąca.

Okno zestawienia abonamentów składa się z dwóch części. W górnej części znajduje się lista wszystkich abonamentów, natomiast w dolnej części okna znajduje się lista kontrahentów dla których realizowany jest wybrany abonament.

wprowadzenie nowego abonamentu.

Wprowadzając nowy abonament należy podać następujące dane:

NAZWA – pole to zawiera unikalną nazwę abonamentu pozwalającą nam jednoznacznie zidentyfikować dany abonament.

SZABLON FAKTURY – pole to zawiera nazwę szablonu faktury (MAGAZYN/SZABLONY FAKTUR) na podstawie którego są wystawiane faktury podczas realizacji abonamentu.

OPIS – dowolny opis abonamentu.

TYP CYKLICZNOŚCI – w polu tym należy wybrać jeden z dostępnych typów cykliczności.

Po wprowadzeniu wszystkich danych można rozpocząć wprowadzanie listy kontrahentów. Kontrahentów do abonamentu dodaje się korzystając z przycisku „Dodaj”, usuwa przyciskiem „Usuń”. Należy pamiętać, iż podczas usuwania z listy kontrahenta dla którego zostały wystawione już faktury, historia o wystawionych fakturach zostanie również usunięta. Nie oznacza to jednakże usunięcia wystawionych dla danego kontrahenta faktur.

W podsumowaniu znajduje się ilość kontrahentów dla których realizowany jest abonament oraz orientacyjna wartość abonamentu dla wszystkich kontrahentów.

edycja abonamentu.

Funkcja ta pozwala na zmianę abonamentu w identyczny sposób jak ma to miejsce podczas wprowadzania nowego abonamentu. Funkcja ta między innymi pozwala na dodanie lub usunięcie na stałe kontrahenta z listy.

realizuj abonament.

Funkcja ta służy do realizacji abonamentu. Realizacja abonamentu wykonywana jest w kilku krokach:

1. Wprowadzenie abonamentu.
   W oknie tym należy określić wszystkie istotne elementy nagłówka faktury takie jak data faktury, data sprzedaży, data dostawy (data zakończenia dostawy / wykonania usługi), termin zapłaty, kurs itp. Krok ten jest zbliżony do realizacji szablonu faktury z tym jednakże wyjątkiem, iż nie jest koniecznym na tym etapie podania
2. Wybór kontrahentów.
   W tym kroku należy wybrać kontrahentów dla których chcemy wystawić faktury. Domyślnie zaznaczeni są wszyscy kontrahenci, którzy zostali dodani do listy kontrahentów danego abonamentu.
3. Wybór numerów faktur.
   Na tym etapie należy podać numery faktur dla każdego z kontrahentów. W przypadku gdy nie zdefiniujemy żadnego z numerów faktur zostanie zastosowana reguła automatycznego numerowania dokumentów metodą „Kolejny wolny” nadając kolejne wolne numery faktur.
4. Generowanie numerów faktur
   Na tym etapie wygenerowane zostają faktury. Dzieje się to bez żadnej ingerencji użytkownika.
5. Drukowanie faktur.
   Kolejnym krokiem jest drukowanie faktur. W oknie drukowania faktur można wybrać faktury które mają zostać wydrukowane. Jeżeli chcemy wydrukować wszystkie faktury na raz należy nacisnąć przycisk „Wszystko”. Zaznaczać bądź odznaczać poszczególne pozycje można poprzez dwukrotne kliknięcie na numerze faktury lub nazwie kontrahenta lub przez naciśnięcie klawisza „ENTER”. Po zaznaczeniu odpowiednich faktur można dokonać ich wydruku korzystając z przycisku „Faktura”, jeżeli dodatkowo chcemy wydrukować kopertę w której będziemy mogli wysłać fakturę kontrahentowi możemy skorzystać z przycisku „Koperta”. Koperty zostaną wydrukowane również dla zaznaczonych kontrahentów i numerów faktur.

usunięcie szablonu faktury.

Funkcja ta umożliwia usunięcie szablonu faktury. Szablon faktury nie może zostać usunięty jeżeli został na jej podstawie utworzony abonament.

Aby wydrukować listę kontrahentów wraz z danymi abonamentu należy skorzystać z edycji abonamentu, a następnie nacisnąć przycisk oznaczony etykietą „Drukuj”.