Importowanie dokumentów


Jak mogę importować dane z innych programów?


Procedura importowania dokumentów z innych programów została szczegółowo opisana w opisie okna importowaniu dokumentów.

Z jakich programów można importować dane?


W obecnej chwili program Mała Księgowość „Rzeczpospolitej” współpracuje z programem Kadry i Płace „Rzeczpospolitej”.

Importować i eksportować można także z programu Mała Księgowość „Rzeczpospolitej” dokumenty przesunięcia międzymagazynowego.

Dodatkowo można także importować do programu dokumenty wyeksportowane w odległym komputerze na którym zainstalowany jest również program Mała Księgowość „Rzeczpospolitej”. W tym przypadku można importować wyeksportowane na tym komputerze dokumenty magazynowe przeznaczone do księgowania.

Importować można również dokumenty księgowe z innych systemów informatycznych. Program Mała Księgowość „Rzeczpospolitej” udostępnia specjalny format importowania danych. Dane eksportowane muszą zostać przygotowane przez inne systemy informatyczne w określonym formacie.

Format importowanych danych INI


Punkt ten przeznaczony jest dla zaawansowanych użytkowników programu oraz dla programistów. W punkcie tym opisany zostanie format pliku, który można użyć do zaimportowania dokumentów do programu.

Plik INI powinien być zakodowany przy użyciu kodowania Centralnoeuropejskiego Windows-1250.

Format ten opisuje pliki o rozszerzeniu „ini”. Format importowania danych INI opiera się na strukturze pliki INI przedstawionej poniżej:

importowany_plik = *definicja struktury pliku*{dokument}
dokument = *definicja pojedynczego dokumentu*identyfikator + {definicja}
identyfikator = „[” + {dowolny_znak_oprócz_znaku_zamknięcia_nawiasu_kwadratowego} + „]” + koniec_wiersza
definicja = zmienna + „=” + wartosc + koniec_wiersza
zmienna = {dowolny_znak_oprócz_znaku_rowności}
s wartość = [wartość_liczbowa|wartość_tekstowa|data|wartość_logiczna]
wartość_liczbowa = 1{cyfra} + (.1{cyfra})
wartość_tekstowa = {dowolny_znak}
data = dzień + „/” + miesiąc + „/” + rok
dzień = cyfra + cyfra
miesiąc = cyfra + cyfra
rok = cyfra + cyfra + cyfra + cyfra
wartość_logiczna = [„tak”|„nie”]
koniec_wiersza = *chr(13) + chr(10)*

Legenda:
() – opcja
a{}b – iteracja min. a wystąpień max. b
[ | ] – wybór
**– komentarz
= – przypisanie
+ – połączenie

Poniżej zamieszczamy kilka głównych reguł pomocny w przygotowaniu pliku:

  1. Stosowanie wielkich i małych liter ma znaczenie.
  2. W przypadku nie wypełnienia danych, dane zostaną zainicjowane wartością domyślną.
  3. Zmienne dla których wartość została źle określona mogą spowodować wystąpienie błędu podczas importowania.
  4. W przypadku gdy w jednej grupie znajdą się więcej niż jedna zmienna o tej samej nazwie, wybrana zostanie ostatnia definicja zmiennej.
  5. W przypadku gdy dwie grupy będą oznaczone tym samym identyfikatorem zostaną potraktowane jako jedna grupa z uwzględnieniem poprzedniego punktu.

Format importowanych danych do programu Mała Księgowość „Rzeczpospolitej”

Poniżej dodatkowo dla pliku księgowego określone zostały możliwości wartości „zmienna”:

zmienna = [„TYP”|”KONTRAHENT”|”NUMER DOKUMENTU”|”DATA”|”OPIS”|”UWAGI”|”KONTO”|”REJESTR”|”KOLUMNA”|”NETTO-22″|”VAT-22″|”NETTO-12″|”VAT-12″|”NETTO-07″|”VAT-07″|”NETTO-03″|”VAT-03″|”NETTO-00″|”NETTO ZWOLNIONE”|”BEZ ODLICZEN”|”KWOTA”|”DATA OTRZYMANIA”|”DATA DOSTAWY”|”KONTRAHENT-NAZWA PELNA”|”KONTRAHENT-ULICA”|”KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC”|”KONTRAHENT-KOD POCZTOWY”|”KONTRAHENT-NIP”|”KONTRAHENT-NIP KOD”|”NUMER EWIDENCJI”]

W przypadku importowania dokumentów księgowych dostępne do wykorzystania są następujące pola:

  • TYP – Typ dokumentu w przypadku importowania dokumentów księgowych do zmiennej tej powinien przypisana zostać wartość „Dokument księgowy”.
  • NUMER EWIDENCJI – Numer ewidencji w przypadku korzystania z wielu ewidencji.
  • KONTRAHENT – Nazwa skrócona kontrahenta.
  • NUMER DOKUMENTU – numer dokumentu.
  • DATA – data dokumentu.
  • OPIS – opis zdarzenia gospodarczego.
  • UWAGI – uwagi do dokumentu.
  • KONTO – konto księgowe zgodnie z ustawieniami w programie. W przypadku wykorzystania zmiennej KONTO, zmienne REJESTR oraz KOLUMNA powinny zostać nie wypełnione.
  • REJESTR – rodzaj rejestru.
  • TYP FAKTURY – typ transakcji gdzie typ to :
    • 0 – KRAJOWA
    • 1 – wewnątrzwspólnotowa
    • 2 – podatnikiem jest nabywca Art. 17 ust 1 pkt 7 lub 8
    • 3 – eksport/import
    • 4 – poza ter.kraju
    • 5 – wewnątrzunijne nab.śr.transp.
    • 6 – poza ter.kraju art. 100
    • 7 – import usł. art.28b.
    • 8 – podatnikiem jest nabywca Art. 17 ust 1 pkt 5
    • 9 – podatnikiem jest nabywca Art. 17 ust 1 pkt 8 Świadczenie usług
    • 10 – wewnątrzwsp. nabycie paliw silnikowych
    • 11 – krajowa dostawa towarów.opod.st.0% art.129
    • 12 – podatek należny spis z natury art.14 u.5
    • 13 – zwrot odliczonej kwoty za zakup kasy art 111 u.6
    • 14 – korekta podat. nalicz. od nabycia śr. trwałych
    • 15 – korekta podat. nalicz. od pozostałych nabyć
  • OPODATKOWANO W – Kraj opodatkowania np PL
  • KOLUMNA – kolumna Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
  • NETTO-XX – Kwota netto dla stawki XX% gdzie XX to np 23, 22, 08, 05, 03.
  • VAT-XX – Kwota podatku dla stawki XX% gdzie XX to np 23, 22, 08, 05, 03.
  • NETTO-00 – Kwota netto stawki 0%.
  • NETTO ZWOLNIONE – Kwota netto zwolniona od podatku VAT.
  • BEZ ODLICZEN – Kwota bez odliczeń.
  • NETTO NIE PODLEGA – Kwota nie podlega.
  • KWOTA – Suma kwot, bądź wartość kwoty.
  • KOREKTA – Czy dokument jest dokumentem korygującym? (tak|nie).
  • DATA OTRZYMANIA – Data otrzymania dokumentu.
  • DATA DOSTAWY – Data dostawy towaru/usług.
  • KONTRAHENT-NAZWA PELNA – Nazwa pełna kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-ULICA – Ulica adresu kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC – Miejscowość adresu kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-KOD POCZTOWY – Kod pocztowy kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-NIP – NIP kontrahenta (bez kodu państwa). W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-NIP KOD – Kod państwa numeru NIP kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.

Poniżej przedstawiony został przykład pliku:

[Dokument 1]
TYP=Dokument księgowy
KONTRAHENT=Odbiorca
NUMER DOKUMENTU=0023/2003
DATA=10/05/2003
OPIS=Dostawa towarów
REJESTR=1
KOLUMNA=7
NETTO-22=100
VAT-22=22
KWOTA=122
KOREKTA=NIE
DATA OTRZYMANIA=10/05/2003
KONTRAHENT-NAZWA PELNA=Odbiorca
KONTRAHENT-ULICA=Kwiatowa 8/10
KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC=Stokrotka
KONTRAHENT-KOD POCZTOWY=20-345
KONTRAHENT-NIP=849-398-21-32

Plik ten możesz także pobrać i zapisać na dysk w celu przeprowadzenia próby.

W przypadku importowania dokumentów magazynowych do księgowania struktura dokumentu powinna być określona następującymi polami:

  • TYP – Typ dokumentu w przypadku importowania dokumentów księgowych do zmiennej tej powinien przypisana zostać wartość „Dokument magazynowy”.
  • NUMER EWIDENCJI – Numer ewidencji w przypadku korzystania z wielu ewidencji.
  • KONTRAHENT – Nazwa skrócona kontrahenta.
  • KONTRAHENT-NAZWA PELNA – Nazwa pełna kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-ULICA – Ulica adresu kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC – Miejscowość adresu kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-KOD POCZTOWY – Kod pocztowy kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • KONTRAHENT-NIP – NIP kontrahenta. W przypadku,gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
  • NUMER DOKUMENTU – numer dokumentu magazynowego np. „WZ 24/2004”.
  • SYMBOL DOKUMENTU – symbol dokumentu magazynowego z zbioru („WZ”|”KWZ”|”PZ”|”KPZ”).
  • DATA DOKUMENTU – data dokumentu magazynowego.
  • DATA DOSTAWY – data dostawy.
  • FAKTURA – „tak|nie”. „Tak” jeśli do dokumentu została wystawiona faktura, „nie” jeśli paragon lub inny dokument.
  • KOREKTA – Czy dokument jest dokumentem korygującym? (tak|nie).
  • NUMER FAKTURY – Numer faktury (bądź paragonu) wystawionego do dokumentu magazynowego.
  • DATA FAKTURY – Data faktury do dokumentu magazynowego.
  • NETTO-XX – Kwota netto dla stawki XX% gdzie XX to np 23, 22, 08, 05, 03.
  • VAT-XX – Kwota podatku dla stawki XX% gdzie XX to np 23, 22, 08, 05, 03.
  • NETTO-XX – Kwota netto stawki 22%.
  • VAT-XX – Kwota podatku stawki 22%.
  • NETTO-00 – Kwota netto stawki 0%.
  • NETTO ZWOLNIONE – Kwota netto zwolniona od podatku VAT.
  • BEZ ODLICZEN – Kwota bez odliczeń.
  • NETTO NIE PODLEGA – Kwota nie podlega.
  • ZAPŁACONO – Kwota wartości zapłaconej.
  • FORMA ZAPŁATY – forma płatności za fakturę.
  • TERMIN ZAPŁATY – termin zapłaty za fakturę.