Ewidencja przebiegu pojazdów


Do czego służy ewidencja przebiegu pojazdów?


Opcja ta służy do rozliczenia samochodu prywatnego używanego do celów służbowych oraz samochodu służbowego.

Ewidencja przebiegu pojazdów ogólna


Pozwala na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów z wyliczeniem na koniec miesiąca kosztu eksploatacji pojazdu prywatnego, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu. Po naciśnięciu porównywany jest limit (km x stawka za 1 km) z poniesionymi wydatkami i obliczany jest przypis czyli kwota, którą można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Wydatki poniesione na eksploatację samochodu prywatnego wprowadzane są w opcji wprowadzania dokumentów (dla konta księgowego – szablonu księgowania określającego wydatki dla danego samochodu). Powinieneś także zaznajomić się z księgą kosztów pojazdów

Ewidencja przebiegu pojazdów na potrzeby podatku VAT


W systemie istnieje możliwość utworzeni ewidencji przebiegu pojazdów na potrzeby podatku VAT.

Niektóre funkcje nie są dostępne w przypadku pojazdów na potrzeby podatku VAT. Dodatkowo wszystkie zapisy w ewidencji muszą prowadzone być chronologicznie, bez możliwości edytowania wcześniejszych zapisów.

Jak zaksięgować koszty pojazdów?


Należy utworzyć konto księgowe – szablon księgowania, w którym zdefiniuje się, iż konto księgowe – szablon księgowania dotyczy samochodu prywatnego. Dokument wprowadzony z wykorzystaniem takiego konta księgowego – szablonu księgowego nie będzie księgowany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, ale w Ewidencji kosztów pojazdów. Po zdefiniowaniu takiego konta księgowego – szablonu księgowego należy w oknie wprowadzania dokumentów wprowadzić i zaksięgować nowy dokument w oparciu o wcześniej zdefiniowane konta samochodu. Dokument tak zaksięgowany zostanie umieszczony w ewidencji kosztów pojazdów.

Od czego należy zacząć prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów?


Zanim zaczniemy wprowadzanie danych do ewidencji przebiegu pojazdów musimy zdefiniować następujące parametry systemu: stawki za 1 km przebiegu pojazdu, pojazdy prywatne, cele wyjazdów, opisy tras wyjazdów pojazdem prywatnym.

Jak zarządzać ewidencją przebiegu pojazdów?


wprowadzanie nowego wyjazdu

Po wybraniu tej opcji wprowadzanie nowego wyjazdu podajemy następujące dane:

Data wyjazdu – podajemy datę kiedy nastąpił wyjazd samochodem prywatnym w celach służbowych

Cel wyjazdu – wybieramy z listy dostępnych celów wyjazdów interesujący nas cel wyjazdu pojazdu prywatnego.

Opis trasy – wybieramy z listy dostępnych opisów tras wyjazdów opis interesującej nas trasy.

Odległość – program podpowiada nam odległość jaka została przyporządkowana do trasy. Możemy jednakże wprowadzić własną wartość.

Przycisk wylicza na podstawie wprowadzonej odległości oraz stawki za 1km przebiegu wybranego pojazdu zryczałtowany koszt wyjazdu. Przycisk oznacza akceptację wprowadzonych zmian a przycisk oznacza porzucenie wprowadzonych zmian.

podgląd wprowadzonego zapisu dotyczącego wyjazdu.

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość oglądnięcia wprowadzonych danych.

edycja wprowadzonego zapisu dotyczącego wyjazdu.

Jeżeli pomyliliśmy się wprowadzając zapis możemy edytować każdą jego część korzystając z tej opcji.

W przypadku ewidencji przejazdów na potrzeby VAT można jedynie edytować ostatnią pozycję.

klonowanie danego przejazdu.

Jeżeli chcesz wprowadzić taki sam przejazd ale z datą dzisiejszą, który został już wprowadzony wcześniej, możesz „klonować” wcześniej wprowadzony przejazd, dokonać w nim odpowiednich zmian, jeśli jest to konieczne i wprowadzić jako nowy przejazd. Korzystanie z tej opcji może znacząco zmniejszyć czas wprowadzania poszczególnych przejazdów oraz zmniejszyć prawdopodobieństwo popełnienia błędu podczas wprowadzania przejazdów.

wydruk zawartości ewidencji przejazdów

porównanie limitu wynikającego z przemnożenia faktycznie przejechanych km przez stawkę za 1 km z poniesionymi wydatkami związanymi z eksploatacją pojazdu używanego do celów służbowych i obliczenie przypisu – czyli kwoty, którą można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu

W opcji tej następuje rozliczenie pojazdu, którego wybieramy z listy pojazdów. Możemy tego dokonać podając dowolny ciąg znaków, bądź wybrać z listy. Przy wyborze pojazdu mamy możliwość wprowadzenia nowego, bądź edycji wybranego pojazdu (szczegółowy opis tych funkcji znajduje się w opcji kartoteki pojazdów prywatnych). Po wybraniu pojazdu otrzymujemy na podstawie wprowadzonych wyjazdów jak i dokumentów stwierdzających poniesiony koszt eksploatacji danego pojazdu, zestawienie roczne limitu i wydatków w ujęciu miesięcznym i narastająco z jednoczesnym wyliczeniem przypisu dla każdego miesiąca.

Funkcja ta nie jest dostępna dla ewidencji przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT.

W opcji tej mamy dodatkowo możliwość:

powrót do listy wprowadzonych wyjazdów

wydrukowania otrzymanego zestawienia na drukarce systemowej

zaksięgowanie przypisu wybranego miesiąca w celu umieszczenia go w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

W opcji tej należy podać:

Konto księgowe – szablon księgowania – wybieramy z listy dostępnych kont księgowych – szablonów księgowania interesujące nas konto księgowe – szablon księgowania. Uwaga ! Księgując przypis należy zaksięgować go do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jako „Pozostały koszt”. Nie należy księgować przypisu z wykorzystaniem „konta samochodowego”, gdyż w ten sposób zmianie ulegnie przypis, który właśnie księgujemy. Przy wyborze konta księgowego – szablonu księgowania mamy możliwość wprowadzenia nowego konta księgowego – szablonu księgowania bądź edycji wybranego konta księgowego – szablonu księgowania (szczegółowy opis tych funkcji znajduje się w opcji kartoteki kont księgowych – szablonów księgowań)

Kontrahent – jako kontrahenta należy podać własną firmę.

Numer dokumentu – należy podać numer dokumentu który aktualnie jest wprowadzany (może to być nr faktury, rachunku. Dowodu wewnętrznego, noty, listu przewozowego itp.)

Data dokumentu – należy podać datę wystawienia dokumentu.

Dzień wpisu do książki – należy podać dzień miesiąca pod jakim wprowadzany dokument będzie ujęty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (dla „ryczałtowców” pole to jest obojętne).

Opis zdarzenia gospodarczego – możemy wybierać z listy dostępnych opisów zdarzeń gospodarczych interesujące nas zdarzenie lub możemy podać alternatywne zdarzenie gospodarcze.

Uwagi – wprowadzamy dowolny tekst, który ma być umieszczony w polu uwagi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Wartość – Kwota Przypisu do zaksięgowania. Kwotę tę można zmienić jeżeli stwierdzimy, iż jest ona nie poprawna.

Przycisk oznacza akceptacja wprowadzonych danych (zapisanie wprowadzonych danych do zbioru wpisów (BUFORA) dokumentów oczekujących na zaksięgowanie). oznacza zrezygnowanie z zapisu wprowadzonych danych

dokonanie storna wprowadzonego – zaksięgowanego dokumentu

Po wybraniu tej opcji musimy zdecydować się czy chcemy dokonać storna wybranej pozycji. Jeśli tak to naciskamy przycisk TAK jeśli nie to NIE

Wybranie TAK spowoduje zapisu storna do ewidencji wyjazdów, zaś wybranie NIE powoduje iż storno nie będzie dokonane.

Funkcja ta nie jest dostępna dla ewidencji przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT.

usunięcie błędnie wprowadzonego przejazdu.

Jeżeli zaistnieje potrzeba usunięcia omyłkowo wprowadzonego przejazdu można skorzystać z tego przycisku w celu usunięcia wybranego przejazdu.

W przypadku ewidencji przejazdów dla potrzeb VAT można usunać jedynie ostatnią pozycję.